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Prazo da Guarda Documental

Competência Federal I - Trabalhista e Previdenciário

Documento

Tempo de guarda [1]
Início da contagem
Item

Acordo de compensação de horas

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho [2]

2.2

Acordo de prorrogação de horas

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho [3]

2.2

Atestado de Saúde Ocupacional

Tempo de validade

*

2.5.a

CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados

36 meses

Primeiro dia do exercício seguinte

6

Carta com Pedido de Demissão

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho[4]

2.4

CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

1.1

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas

Indeterminado

*

2.5.b

CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - processo eleitoral

5 anos

Próximo processo eleitoral

2.5.b

COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)

10 anos

Data do recolhimento

8

Comprovante de entrega da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

1.1

Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

1.1

Comunicação do Aviso Prévio

5 anos

Retroativo à data da  extinção do contrato de trabalho [5]

2.2

Contrato de trabalho

Indeterminado

*

2.4

DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)

10 anos

Data do recolhimento

7

Depósitos do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

4

Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)

Livro Diário

10 anos

permanente

Primeiro dia do exercício seguinte

1.3

Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 

03 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

2.5.e

FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social

10 anos

Data do recolhimento

9

Folha de pagamento

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

1.1

GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

4.2

GPS (Guia da Previdência Social) - original

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

1.2

GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

3

GRE– Guia de Recolhimento do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

4.1

GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

4.3

Histórico clínico

20 anos

Data da extinção do contrato de trabalho

2.5.a

Informações prestadas ao INSS

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

1.1

Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias

- Livro Diário

- Livro Razão

Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

1.1

Livro “Registro de Segurança”

Existência do equipamento

*

2.5 .f

Livro de Inspeção do Trabalho

Indeterminado

*

2.1

Livros ou fichas de Registro de Empregados

Indeterminado

*

2.3

Livros, cartão ou fichas de ponto

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho[6]

2.2

Mapa de avaliação dos acidentes do trabalho (SESMT)

5 anos

Data do comprovante de entrega

2.5.c

PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público

10 anos

Data do recolhimento

7

RAIS - Relação Anual de Informações Sociais

10 anos

Data da entrega

7

RE -  Relação de Empregados  do FGTS

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

4.1

Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação

Indeterminado

*

2.5.d

Recibo de entrega do vale-transporte

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho[7]

2.2

Recibos de pagamentos de férias

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

2.2

Recibos de pagamentos de salários

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

2.2

Recibos de pagamentos do 13º salário

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

2.2

Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

Indeterminado

*

1.4

Registros PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)

20 anos

Planejamento anual seguinte

2.5.g

Salário-educação – documentos relacionados ao benefício

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

1.5

Salário-família – documentos relacionados ao benefício

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

1.6

SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

30 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

4.2

Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa

5 anos

Data da extinção do contrato de trabalho

5

Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

5 anos

Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho[8]

2.2


Competência Federal II - Comercial e Fiscal

Documento

Tempo de guarda [9]
Início da contagem
Página
Item

Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

29

3

Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)

5 anos

Data da emissão de seu parecer

35

10

Compensação mercantil

20 anos

33

7

Comprovantes da Escrituração (Notas Ficais e recibos)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

28

2

Comprovantes de deduções do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais etc.)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

31

4.7

Contrato de Seguros – informação de valores

20 anos

Término da vigência

35

11.1

Contratos de seguros de bens – documentos originais

5 anos

Término da vigência ou prazo prescricional, o que for maior

35

11.1

Contratos de seguros de pessoas – documentos originais

20 anos

Término da vigência

35

11.1

Contratos Previdenciários Privados

20 anos

Término da vigência

36

11.2

DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

35

10

DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

32

5

DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte

5 anos

Data da entrega à SRF

32

4.8

Extinção das debêntures

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

36

12.1

Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

29

4

Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração

5 anos

Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

33

6

Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial

-

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado

27

1

Novação mercantil

20 anos

33

7

Pagamentos mercantis

20 anos

33

7

S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo

8 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

36

12.2

Títulos de capitalização  - documentos originais

20 anos

Término da vigência ou do resgate, o que for maior

35

11.1

Títulos de capitalização – informação de valores

20 anos

Término da vigência

35

11.1


Competência Estadual III - Fiscal

Documento

Tempo de guarda [10]
Início da Contagem
Página
Item

Bilhete de Passagem Aquaviário

Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem

Bilhete de Passagem Ferroviário

Bilhete de Passagem Rodoviário

Conhecimento aéreo

Conhecimento de Transporte Aquático de Cargas

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

Cupom Fiscal emitido por ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviço de Comunicação

Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações

Nota Fiscal de Serviço de Transporte

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

Nota Fiscal/Conta de energia elétrica

Ordem de Coleta de Cargas

Resumo de Movimento Diário

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

37

1.1

Carnê de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

38

2.1

Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

38

2.2

Livro de Registro de Entradas

Livro de Registro de Saídas

Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque

Livro de Registro do Selo Especial de Controle

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Inventário

Livro de Registro de Apuração do IPI

Livro de Registro de Apuração do ICMS

Livro de Movimento de Combustíveis,

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

38

1.2


Competência Municipal IV - Fiscal

Documento

Tempo de guarda [11]
Início da contagem

Documentos em geral

- Nota Fiscal de Serviço

- Nota Fiscal –Fatura de Serviço

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

40

2

Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados

Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros

Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

5 anos

Primeiro dia do exercício seguinte

40

1


[1] Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Veja comentários sobre as exceções  na Introdução e item 1.1 da pág. 27.

[2] Vide comentários na Introdução deste guia.

[3] Idem Nota 2.

[4] Idem Nota 2.

[5] Idem Nota 2.

[6] Idem Nota 2.

[7] Idem Nota 2.

[8] Idem Nota 2.

[9] Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Veja comentários sobre as exceções  na Introdução e item 1.1 da pág. 27.

[10] Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Veja comentários sobre as exceções  na Introdução e item 1.1 da pág. 27.

[11] Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

Veja comentários sobre as exceções  na Introdução e item 1.1 da pág. 27.